ERPSign - Benutzerhandbuch

Version 1.0

Microtech ERP / büro+ Belege z.B. Lieferscheine unterschreiben

Tourenplanung, mehrere Lieferscheine zu einer Tour zusammenstellen, Routenberechnung. Unterschriebene Lieferscheine Drucken. Lieferscheine Digitales Lieferschein-Management für Android

https://kluegi.de/it-solutions/erpsign-app-micotech-erp

Inhaltsverzeichnis

Einführung

Systemanforderungen

Erste Schritte

Hauptbildschirm

Fuhrauftrags-Verwaltung

Lieferschein-Ansicht

Dokumentenprüfung und Unterschrift

Einstellungen

Dokumentenstatus-Workflow

Fehlerbehebung

Glossar

Anhang: Kurzreferenz

1. Einführung

1.1 Was ist ERPSign?

ERPSign ist eine mobile Anwendung für Android-Geräte, die speziell für Lieferfahrer und Außendienstmitarbeiter entwickelt wurde. Die App ermöglicht die digitale Verwaltung von Lieferscheinen mit folgenden Hauptfunktionen:

Digitale Unterschriften erfassen - Kunden unterschreiben direkt auf dem Gerät

Lieferscheine prüfen und bearbeiten - PDF-Dokumente anzeigen und annotieren

Bemerkungen hinzufügen - Liefernotizen und Kommentare erfassen

Routenoptimierung - Automatische Berechnung der optimalen Lieferreihenfolge

ERP-Synchronisation - Automatischer Datenaustausch mit dem Warenwirtschaftssystem

1.2 Anwendungsbereiche

ERPSign ist ideal für: -kleine Speditionsunternehmen - Lieferdienste - Außendienstmitarbeiter - Handwerksbetriebe mit Kundenlieferungen oder eigener Zustellung

1.3 Vorteile

Vorteil	Beschreibung
Papierlos	Keine physischen Lieferscheine mehr notwendig
Effizient	Sofortige Übertragung der Daten ins ERP-System
Nachvollziehbar	Lückenlose Dokumentation jeder Lieferung
Flexibel	Offline-Fähigkeit für Gebiete mit schlechter Netzabdeckung

2. Systemanforderungen

2.1 Geräteanforderungen

Anforderung	Minimum	Empfohlen
Betriebssystem	Android 5.0 (API 21)	Android 10 oder höher
Arbeitsspeicher	4 GB RAM	8 GB RAM
Speicherplatz	300 MB frei	500 MB frei
Display	5 Zoll	7-10 Zoll Tablet
Kamera	Für QR-Code-Scan	-

2.2 Netzwerkvoraussetzungen

Internetverbindung erforderlich für:

Ersteinrichtung per QR-Code

Herunterladen neuer Lieferscheine

Übertragen geprüfter Dokumente

Routenoptimierung

Zielführung

Offline-Modus möglich für:

Anzeigen bereits heruntergeladener Dokumente

Erfassen von Unterschriften und Bemerkungen

Lokale Speicherung aller Änderungen

2.3 Berechtigungen

Die App benötigt folgende Android-Berechtigungen:

Berechtigung	Verwendung
Kamera	Einlesen des Konfigurations-QR-Codes
Standort	Routenoptimierung (optional)
Speicher	Lokale Speicherung der Lieferscheine
Telefon	Direktanruf beim Kunden (optional)
Internet	Kommunikation mit dem Server

3. Erste Schritte

3.1 Installation

Öffnen Sie den Google Play Store oder installieren Sie die APK-Datei

Suchen Sie nach “ERPSign” oder “kg.ERPSign”

Tippen Sie auf Installieren

Warten Sie, bis die Installation abgeschlossen ist

Tippen Sie auf Öffnen

3.2 Ersteinrichtung mit QR-Code

Die Konfiguration erfolgt durch Scannen eines QR-Codes, der von Ihrem Administrator bereitgestellt wird.

So scannen Sie den QR-Code:

Starten Sie die ERPSign-App

Tippen Sie auf EINSTELLUNGEN

Tippen Sie auf QR-Code einlesen

Richten Sie die Kamera auf den QR-Code

Die Konfiguration wird automatisch übernommen

Der QR-Code enthält: - Server-Verbindungsdaten (API-Endpunkte) - Benutzerinformationen - Sicherheitseinstellungen - Positionen für Unterschrift und Bemerkungen auf dem PDF

3.3 PIN-Eingabe

Nach dem Scannen des QR-Codes werden Sie bei der ersten Synchronisation zur PIN-Eingabe aufgefordert. Die PIN erhalten Sie von Ihrem Administrator.

3.4 Verbindungstest

Vor dem ersten Einsatz sollten Sie die Verbindung testen:

Tippen Sie auf VERBINDUNGSTEST auf dem Hauptbildschirm

Die App prüft die Verbindung zum Server

Bei erfolgreicher Verbindung erscheint eine Bestätigung

Bei Fehlern überprüfen Sie die Netzwerkverbindung und Konfiguration

4. Hauptbildschirm

4.1 Übersicht

Der Hauptbildschirm zeigt das ERPSign-Logo, die App-Version und den aktuellen Benutzer an.

4.2 Hauptmenü-Optionen

Schaltfläche	Funktion
NEUER FUHRAUFTRAG	Startet einen neuen Lieferauftrag (erscheint, wenn keine aktive Lieferung vorhanden ist)
FUHRAUFTRAG BEARBEITEN	Setzt die Arbeit an einem bestehenden Lieferauftrag fort
VERBINDUNGSTEST	Überprüft die Verbindung zum Server
EINSTELLUNGEN	Öffnet die Einstellungsseite
BEENDEN	Schließt die Anwendung

4.3 Statusanzeige

Am unteren Bildschirmrand werden angezeigt: - Benutzer: Der aktuell angemeldete Fahrer - Version: Die installierte App-Version

5. Fuhrauftrags-Verwaltung

5.1 Neuen Fuhrauftrag starten

Tippen Sie auf NEUER FUHRAUFTRAG auf dem Hauptbildschirm

Die App lädt verfügbare Lieferscheine vom Server

Sie gelangen zur Belegauswahl-Ansicht

5.2 Belege hinzufügen (Auswahl-Ansicht)

In dieser Ansicht sehen Sie alle verfügbaren Lieferscheine, die noch nicht einem Fuhrauftrag zugeordnet wurden.

Angezeigte Informationen pro Beleg: - Kundenname (fett hervorgehoben) - Lieferadresse (Straße, PLZ, Ort) - Anzahl Pakete (Paket-Symbol) - Gewicht (in kg)

Aktionen:

Aktion	Beschreibung
Suchen	Filtert die Liste nach Name, Adresse oder Kontakt
Auswählen	Tippen Sie auf einen Beleg, um diesen auszuwählen (Mehrfachauswahl möglich)
Hinzufügen	Fügt die ausgewählten Belege dem Fuhrauftrag hinzu
Abbrechen	Kehrt zum vorherigen Bildschirm zurück

5.3 Fuhrauftrag bearbeiten (Lieferansicht)

Dies ist der Hauptarbeitsbereich für die Lieferung.

5.3.1 Lieferliste

Die Lieferliste zeigt alle Belege des aktuellen Fuhrauftrags mit farblicher Kennzeichnung nach Status:

Farbe	Status	Bedeutung
Blau	Zu liefern	Noch nicht geprüft
Gelb	Geprüft	Unterschrieben, bereit zur Übertragung
Grün	Geliefert	Erfolgreich übertragen
Rot	Unzustellbar	Lieferung fehlgeschlagen

5.3.2 Suchfunktion

Nutzen Sie die Suchleiste am oberen Bildschirmrand, um Belege zu finden: - Kundenname - Postleitzahl - Stadt - Straße - Telefonnummer

5.3.3 Filteroptionen

Am unteren rechten Bildschirmrand befinden sich die Filteroptionen:

Filter	Zeigt
Alle	Alle Belege des Fuhrauftrags
Zu liefern	Nur ungeprüfte Belege
Geprüft	Nur unterschriebene Belege
Unzustellbar	Nur fehlgeschlagene Lieferungen

Der aktive Filter wird mit “Aktiv” gekennzeichnet.

6. Lieferschein-Ansicht

6.1 Aktionsleiste (oberer Bereich)

Die Aktionsleiste in der Lieferansicht bietet folgende Funktionen:

Route-Funktionen (linke Seite)

Symbol	Funktion	Beschreibung
Pfeil hoch	Nach oben	Verschiebt den ausgewählten Beleg in der Liste nach oben
Route	Optimieren	Berechnet die optimale Lieferreihenfolge
Pfeil runter	Nach unten	Verschiebt den ausgewählten Beleg in der Liste nach unten

Navigation und Kommunikation (rechte Seite)

Symbol	Funktion	Beschreibung
Navigation	Zielführung	Öffnet Google Maps mit der Lieferadresse
Telefon	Anrufen	Ruft die Telefonnummer des Kunden an

6.2 Aktionen (unterer linker Bereich)

Aktion	Symbol	Beschreibung
Prüfen	Häkchen	Öffnet den Lieferschein zur Prüfung und Unterschrift
Übertragen	Pfeil hoch	Sendet einen geprüften Beleg an den Server
Unzustellbar	X	Markiert einen Beleg als nicht zustellbar
Hinzufügen	Plus	Öffnet die Auswahl weiterer Belege
Entfernen	Minus	Gibt einen Beleg zurück an den Server
Abschließen	Doppelhäkchen	Beendet den Fuhrauftrag

6.3 Routenoptimierung

Die Routenoptimierung berechnet die optimale Reihenfolge Ihrer Lieferungen:

Tippen Sie auf das Route-Symbol

Erlauben Sie den Standortzugriff (falls angefragt)

Wählen Sie die Behandlung der Startadresse:

Nicht einbeziehen: Nur Lieferadressen optimieren

Als ersten Stopp: Startadresse zuerst, dann optimiert

In Optimierung einbeziehen: Alle Adressen optimieren

Warten Sie, während die Route berechnet wird

Die Belege werden automatisch neu sortiert

Hinweise: - Belege, die nicht geocodiert werden konnten, werden mit einem Warnsymbol angezeigt - Die Optimierung erfordert eine Internetverbindung

7. Dokumentenprüfung und Unterschrift

7.1 PDF-Viewer öffnen

Wählen Sie einen Beleg mit Status “Zu liefern” aus

Tippen Sie auf Prüfen

Der Lieferschein wird als PDF angezeigt

7.2 Bedienelemente

Obere Werkzeugleiste

Schaltfläche	Funktion
Bemerkungen	Öffnet den Dialog für Lieferbemerkungen
Unterschrift	Öffnet den Dialog für Empfänger und Unterschrift

Untere Werkzeugleiste

Schaltfläche	Funktion
Original	Verwirft alle Änderungen und zeigt das Original
Verwerfen	Bricht ab ohne zu speichern
Speichern	Speichert alle Änderungen und markiert als “Geprüft”

7.3 PDF-Navigation

Zoomen: Zwei-Finger-Geste zum Vergrößern/Verkleinern

Scrollen: Wischen zum Navigieren durch mehrseitige Dokumente

Zoom-Bereich: 50% bis 400%

7.4 Unterschrift erfassen

Der Unterschriften-Dialog hat zwei Registerkarten:

Registerkarte “Empfänger”

Tippen Sie auf Unterschrift in der oberen Werkzeugleiste

Die Registerkarte “Empfänger” ist standardmäßig aktiv

Geben Sie den Namen der Person ein, die die Lieferung entgegennimmt

Dieses Feld ist Pflicht

Registerkarte “Unterschrift”

Tippen Sie auf die Registerkarte “Unterschrift”

Der eingegebene Empfängername wird über dem Unterschriftenfeld angezeigt

Lassen Sie den Kunden mit dem Finger auf dem Bildschirm unterschreiben

Die Unterschrift ist Pflicht

Bestätigen

Tippen Sie auf OK, um die Unterschrift zu übernehmen

Die Unterschrift wird an der konfigurierten Position auf dem PDF platziert

Tippen Sie auf Abbrechen, um den Dialog ohne Änderungen zu schließen

Wichtig: Sowohl Empfängername als auch Unterschrift sind erforderlich. Fehlt eines von beiden, erscheint eine Fehlermeldung.

7.5 Bemerkungen hinzufügen

Tippen Sie auf Bemerkungen in der oberen Werkzeugleiste

Geben Sie Ihre Bemerkungen in das Textfeld ein

Tippen Sie auf OK, um die Bemerkung zu speichern

Die Bemerkung wird an der konfigurierten Position auf dem PDF eingefügt

Beispiele für Bemerkungen: - “Ware in Garage abgestellt” - “Teillieferung - Rest folgt” - “Kunde war nicht anwesend, Nachbar hat angenommen”

7.6 Dokument speichern

Nachdem Unterschrift und ggf. Bemerkungen erfasst wurden

Tippen Sie auf Speichern

Das Dokument wird lokal gespeichert

Der Status wechselt zu “Geprüft” (gelb)

Sie kehren zur Lieferliste zurück

7.7 Änderungen verwerfen

Original: Verwirft alle Änderungen, behält das Dokument aber offen

Verwerfen: Schließt das Dokument und kehrt zur Liste zurück

Bei ungespeicherten Änderungen erscheint eine Sicherheitsabfrage.

8. Einstellungen

8.1 Einstellungen öffnen

Tippen Sie auf EINSTELLUNGEN auf dem Hauptbildschirm

Oder navigieren Sie über das Menü zu den Einstellungen

8.2 Übertragung

Einstellung	Beschreibung
Geprüfte Belege übertragen	Automatische Übertragung nach dem Speichern
Übertragung bestätigen	Nachfrage vor jeder Übertragung anzeigen

8.3 Protokoll

Einstellung	Beschreibung
Erweiterte Protokollierung	Aktiviert detaillierte Debug-Logs

8.4 Diagnosedaten

Wählen Sie, welche Daten für Diagnosezwecke übertragen werden sollen:

Option	Beschreibung
Protokolldateien	Anwendungsprotokolle und Fehlermeldungen
Datenbanken	Lokale Datenbankdateien
Konfigurationsdateien	Einstellungen (ohne sensible Daten)

8.5 Schaltflächen

Schaltfläche	Funktion
Diagnosedaten Übertragen	Sendet die ausgewählten Diagnosedaten an den Support
QR-Code einlesen	Öffnet den QR-Code-Scanner für neue Konfiguration
Speichern	Speichert die geänderten Einstellungen
Abbrechen	Verwirft Änderungen und kehrt zurück

9. Dokumentenstatus-Workflow

9.1 Statusübersicht

+-------------------------------------------------------------+ | SERVER (ERP-SYSTEM) | | +----------+ +----------+ +---------------------+ | | | Neu | --> |Verfügbar | <-- | Übertragen nach | | | | (New) | |(Available)| | ERP (Status 9) | | | +----------+ +-----+----+ +---------------------+ | | | Herunterladen | +-------------------------+------------------------------------+ v +-------------------------------------------------------------+ | MOBILES GERÄT | | | | +------------+ | | | Zu liefern | (Status 5 - PickedUp) | | | BLAU | | | +------+-----+ | | | | | +----+----+ | | v v | | +------+ +------------+ | | |Prüfen| |Unzustellbar| (Status 8) | | +--+---+ | ROT | --> Server | | | +------------+ | | v | | +--------+ | | |Geprüft | (Status 101 - Checked) | | | GELB | | | +----+---+ | | | Übertragen | | v | | +----------------------------------------+ | | | Geliefert (Status 6) GRÜN | | | | oder | --> Server | | | Geliefert mit Bemerkungen (Status 7) | | | +----------------------------------------+ | +-------------------------------------------------------------+

9.2 Statusbeschreibungen

Status	Code	Farbe	Beschreibung
Neu	1	-	Neuer Beleg im ERP, bereit zum Export
Verfügbar	2	-	Auf dem Server, bereit zum Herunterladen
Zu liefern	5	Blau	Auf dem Gerät, wartet auf Prüfung
Geliefert	6	Grün	Erfolgreich zugestellt und übertragen
Mit Bemerkungen	7	Grün	Zugestellt mit Notizen
Unzustellbar	8	Rot	Lieferung nicht möglich
Geprüft	101	Gelb	Unterschrieben, bereit zur Übertragung

9.3 Erlaubte Statusübergänge

Von Status	Zu Status	Aktion
Zu liefern	Geprüft	Prüfen und Speichern
Zu liefern	Unzustellbar	Als unzustellbar markieren
Zu liefern	Verfügbar	Freigeben (Entfernen)
Geprüft	Geliefert	Übertragen
Geprüft	Mit Bemerkungen	Übertragen (wenn Bemerkungen vorhanden)

10. Fehlerbehebung

10.1 Verbindungsprobleme

Problem	Mögliche Ursache	Lösung
“Verbindungsfehler”	Keine Internetverbindung	WLAN oder mobile Daten aktivieren
“Server nicht erreichbar”	Server offline oder falsche URL	Verbindungstest durchführen, ggf. QR-Code neu scannen
“Timeout”	Langsame Verbindung	An Ort mit besserem Empfang wechseln

10.2 Anmeldeprobleme

Problem	Mögliche Ursache	Lösung
“Ungültige PIN”	Falsche PIN eingegeben	Korrekte PIN beim Administrator erfragen
“Konfigurationsfehler”	Ungültiger QR-Code	Neuen QR-Code beim Administrator anfordern

10.3 Dokumentenprobleme

Problem	Mögliche Ursache	Lösung
“PDF kann nicht geladen werden”	Datei beschädigt	Beleg entfernen und neu hinzufügen
“Unterschrift nicht sichtbar”	Position außerhalb des Sichtbereichs	Administrator bitten, Position zu prüfen
“Speichern fehlgeschlagen”	Nicht genug Speicherplatz	Speicher auf dem Gerät freigeben

10.4 Übertragungsprobleme

Problem	Mögliche Ursache	Lösung
“Übertragung fehlgeschlagen”	Netzwerkfehler	Später erneut versuchen
“Beleg bereits übertragen”	Doppelte Übertragung	Liste aktualisieren

10.5 Diagnosedaten senden

Bei anhaltenden Problemen:

Gehen Sie zu EINSTELLUNGEN

Aktivieren Sie unter “Diagnosedaten” alle Optionen

Tippen Sie auf Diagnosedaten Übertragen

Informieren Sie Ihren Administrator über das Problem

10.6 Fehlermeldungen (Deutsch)

Meldung	Bedeutung	Maßnahme
“Bitte wählen Sie einen Beleg aus”	Kein Beleg in der Liste ausgewählt	Tippen Sie auf einen Beleg
“Prüfen ist nur möglich für Belege mit Status ‘Zu liefern’”	Beleg hat falschen Status	Wählen Sie einen blauen Beleg
“Übertragen ist nur möglich für Belege mit Status ‘Geprüft’”	Beleg muss erst geprüft werden	Erst “Prüfen”, dann “Übertragen”
“Empfänger erforderlich”	Empfängername fehlt	Empfänger eingeben
“Unterschrift erforderlich”	Unterschrift fehlt	Unterschrift zeichnen
“Es gibt ungespeicherte Änderungen”	Änderungen nicht gespeichert	“Speichern” oder “Verwerfen” wählen

11. Glossar

Begriff	Bedeutung
Beleg	Ein Lieferschein oder Lieferdokument
Fuhrauftrag	Eine Sammlung von Belegen für eine Liefertour
ERP	Enterprise Resource Planning - Warenwirtschaftssystem
Geocodierung	Umwandlung einer Adresse in GPS-Koordinaten
PDF	Portable Document Format - Dokumentenformat
PIN	Persönliche Identifikationsnummer
QR-Code	Zweidimensionaler Strichcode zur Konfiguration
Routenoptimierung	Berechnung der kürzesten/schnellsten Route

12. Anhang: Kurzreferenz

12.1 Hauptbildschirm

Taste	Funktion
NEUER FUHRAUFTRAG	Neue Liefertour starten
FUHRAUFTRAG BEARBEITEN	Bestehende Tour fortsetzen
VERBINDUNGSTEST	Server-Verbindung prüfen
EINSTELLUNGEN	App-Einstellungen öffnen
BEENDEN	App schließen

12.2 Lieferansicht - Aktionen

Symbol/Text	Funktion
Prüfen	Beleg zur Unterschrift öffnen
Übertragen	Geprüften Beleg senden
Unzustellbar	Lieferung als fehlgeschlagen markieren
Hinzufügen	Weitere Belege laden
Entfernen	Beleg aus Tour entfernen
Abschließen	Tour beenden

12.3 Lieferansicht - Navigation

Symbol	Funktion
Pfeil hoch	Beleg nach oben verschieben
Route	Routenoptimierung starten
Pfeil runter	Beleg nach unten verschieben
Navigation	Zielführung zu Adresse starten
Telefon	Kunden anrufen

12.4 PDF-Viewer

Taste	Funktion
Bemerkungen	Liefernotiz hinzufügen
Unterschrift	Empfänger und Unterschrift erfassen
Original	Änderungen verwerfen
Verwerfen	Abbrechen ohne Speichern
Speichern	Änderungen speichern

12.5 Statusfarben

Farbe	Status
Blau	Zu liefern
Gelb	Geprüft
Grün	Geliefert
Rot	Unzustellbar

(c) ERPSign - Digitales Lieferschein-Management Dieses Handbuch wurde für ERPSign Version 1.0 erstellt.