ERPSign Hilfe
ERPSign Hilfe
- 1. Einführung
- 2. Systemanforderungen
- 3. Erste Schritte
- 4. Hauptbildschirm
- 5. Fuhrauftrags-Verwaltung
- 6. Lieferschein-Ansicht
- 7. Dokumentenprüfung & Unterschrift
- 8. Einstellungen
- 9. Status-Workflow
- 10. Fehlerbehebung
- 11. Glossar
- 12. Kurzreferenz
1. Einführung
1.1 Was ist ERPSign?
ERPSign ist eine mobile Anwendung für Android-Geräte, die speziell für Lieferfahrer und Außendienstmitarbeiter entwickelt wurde. Die App ermöglicht die digitale Verwaltung von Lieferscheinen mit folgenden Hauptfunktionen:
- Digitale Unterschriften erfassen – Kunden unterschreiben direkt auf dem Gerät
- Lieferscheine prüfen und bearbeiten – PDF-Dokumente anzeigen und annotieren
- Bemerkungen hinzufügen – Liefernotizen und Kommentare erfassen
- Routenoptimierung – automatische Berechnung der optimalen Lieferreihenfolge
- ERP-Synchronisation – automatischer Datenaustausch mit dem Warenwirtschaftssystem
1.2 Anwendungsbereiche
ERPSign ist ideal für:
- kleine Speditionsunternehmen
- Lieferdienste
- Außendienstmitarbeiter
- Handwerksbetriebe mit Kundenlieferungen oder eigener Zustellung
1.3 Vorteile
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Papierlos | Keine physischen Lieferscheine mehr notwendig |
| Effizient | Sofortige Übertragung der Daten ins ERP-System |
| Nachvollziehbar | Lückenlose Dokumentation jeder Lieferung |
| Flexibel | Offline-Fähigkeit für Gebiete mit schlechter Netzabdeckung |
2. Systemanforderungen
2.1 Geräteanforderungen
| Anforderung | Minimum | Empfohlen |
|---|---|---|
| Betriebssystem | Android 5.0 (API 21) | Android 10 oder höher |
| Arbeitsspeicher | 4 GB RAM | 8 GB RAM |
| Speicherplatz | 300 MB frei | 500 MB frei |
| Display | 5 Zoll | 7–10 Zoll Tablet |
| Kamera | Für QR-Code-Scan | – |
2.2 Netzwerkvoraussetzungen
Internetverbindung erforderlich für:
- Ersteinrichtung per QR-Code
- Herunterladen neuer Lieferscheine
- Übertragen geprüfter Dokumente
- Routenoptimierung
- Zielführung
Offline-Modus möglich für:
- Anzeigen bereits heruntergeladener Dokumente
- Erfassen von Unterschriften und Bemerkungen
- Lokale Speicherung aller Änderungen
2.3 Berechtigungen
| Berechtigung | Verwendung |
|---|---|
| Kamera | Einlesen des Konfigurations-QR-Codes |
| Standort | Routenoptimierung (optional) |
| Speicher | Lokale Speicherung der Lieferscheine |
| Telefon | Direktanruf beim Kunden (optional) |
| Internet | Kommunikation mit dem Server |
3. Erste Schritte
3.1 Installation
- Öffnen Sie den Google Play Store oder installieren Sie die APK-Datei.
- Suchen Sie nach "ERPSign" oder "kg.ERPSign".
- Tippen Sie auf Installieren.
- Warten Sie, bis die Installation abgeschlossen ist.
- Tippen Sie auf Öffnen.
3.2 Ersteinrichtung mit QR-Code
Die Konfiguration erfolgt durch Scannen eines QR-Codes, der von Ihrem Administrator bereitgestellt wird.
So scannen Sie den QR-Code:
- Starten Sie die ERPSign-App.
- Tippen Sie auf EINSTELLUNGEN.
- Tippen Sie auf QR-Code einlesen.
- Richten Sie die Kamera auf den QR-Code.
- Die Konfiguration wird automatisch übernommen.
Der QR-Code enthält:
- Server-Verbindungsdaten (API-Endpunkte)
- Benutzerinformationen
- Sicherheitseinstellungen
- Positionen für Unterschrift und Bemerkungen auf dem PDF
3.3 PIN-Eingabe
Nach dem Scannen des QR-Codes werden Sie bei der ersten Synchronisation zur PIN-Eingabe aufgefordert. Die PIN erhalten Sie von Ihrem Administrator.
3.4 Verbindungstest
Vor dem ersten Einsatz sollten Sie die Verbindung testen:
- Tippen Sie auf VERBINDUNGSTEST auf dem Hauptbildschirm.
- Die App prüft die Verbindung zum Server.
- Bei erfolgreicher Verbindung erscheint eine Bestätigung.
- Bei Fehlern überprüfen Sie die Netzwerkverbindung und Konfiguration.
4. Hauptbildschirm
4.1 Übersicht
Der Hauptbildschirm zeigt das ERPSign-Logo, die App-Version und den aktuellen Benutzer an.
4.2 Hauptmenü-Optionen
| Schaltfläche | Funktion |
|---|---|
| NEUER FUHRAUFTRAG | Startet einen neuen Lieferauftrag (erscheint, wenn keine aktive Lieferung vorhanden ist) |
| FUHRAUFTRAG BEARBEITEN | Setzt die Arbeit an einem bestehenden Lieferauftrag fort |
| VERBINDUNGSTEST | Überprüft die Verbindung zum Server |
| EINSTELLUNGEN | Öffnet die Einstellungsseite |
| BEENDEN | Schließt die Anwendung |
4.3 Statusanzeige
Am unteren Bildschirmrand werden angezeigt:
- Benutzer – der aktuell angemeldete Fahrer
- Version – die installierte App-Version
5. Fuhrauftrags-Verwaltung
5.1 Neuen Fuhrauftrag starten
- Tippen Sie auf NEUER FUHRAUFTRAG auf dem Hauptbildschirm.
- Die App lädt verfügbare Lieferscheine vom Server.
- Sie gelangen zur Belegauswahl-Ansicht.
5.2 Belege hinzufügen (Auswahl-Ansicht)
In dieser Ansicht sehen Sie alle verfügbaren Lieferscheine, die noch nicht einem Fuhrauftrag zugeordnet wurden.
Angezeigte Informationen pro Beleg:
- Kundenname (fett hervorgehoben)
- Lieferadresse (Straße, PLZ, Ort)
- Anzahl Pakete (Paket-Symbol)
- Gewicht (in kg)
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Suchen | Filtert die Liste nach Name, Adresse oder Kontakt |
| Auswählen | Tippen Sie auf einen Beleg, um diesen auszuwählen (Mehrfachauswahl möglich) |
| Hinzufügen | Fügt die ausgewählten Belege dem Fuhrauftrag hinzu |
| Abbrechen | Kehrt zum vorherigen Bildschirm zurück |
5.3 Fuhrauftrag bearbeiten (Lieferansicht)
Dies ist der Hauptarbeitsbereich für die Lieferung.
5.3.1 Lieferliste – zeigt alle Belege des aktuellen Fuhrauftrags mit farblicher Kennzeichnung nach Status:
| Farbe | Status | Bedeutung |
|---|---|---|
| Blau | Zu liefern | Noch nicht geprüft |
| Gelb | Geprüft | Unterschrieben, bereit zur Übertragung |
| Grün | Geliefert | Erfolgreich übertragen |
| Rot | Unzustellbar | Lieferung fehlgeschlagen |
5.3.2 Suchfunktion – über die Suchleiste am oberen Bildschirmrand lassen sich Belege finden nach: Kundenname, Postleitzahl, Stadt, Straße, Telefonnummer.
5.3.3 Filteroptionen – am unteren rechten Bildschirmrand:
| Filter | Zeigt |
|---|---|
| Alle | Alle Belege des Fuhrauftrags |
| Zu liefern | Nur ungeprüfte Belege |
| Geprüft | Nur unterschriebene Belege |
| Unzustellbar | Nur fehlgeschlagene Lieferungen |
Der aktive Filter wird mit "Aktiv" gekennzeichnet.
6. Lieferschein-Ansicht
6.1 Aktionsleiste (oberer Bereich)
Route-Funktionen (linke Seite):
| Symbol | Funktion | Beschreibung |
|---|---|---|
| Pfeil hoch | Nach oben | Verschiebt den ausgewählten Beleg in der Liste nach oben |
| Route | Optimieren | Berechnet die optimale Lieferreihenfolge |
| Pfeil runter | Nach unten | Verschiebt den ausgewählten Beleg in der Liste nach unten |
Navigation und Kommunikation (rechte Seite):
| Symbol | Funktion | Beschreibung |
|---|---|---|
| Navigation | Zielführung | Öffnet Google Maps mit der Lieferadresse |
| Telefon | Anrufen | Ruft die Telefonnummer des Kunden an |
6.2 Aktionen (unterer linker Bereich)
| Aktion | Symbol | Beschreibung |
|---|---|---|
| Prüfen | Häkchen | Öffnet den Lieferschein zur Prüfung und Unterschrift |
| Übertragen | Pfeil hoch | Sendet einen geprüften Beleg an den Server |
| Unzustellbar | X | Markiert einen Beleg als nicht zustellbar |
| Hinzufügen | Plus | Öffnet die Auswahl weiterer Belege |
| Entfernen | Minus | Gibt einen Beleg zurück an den Server |
| Abschließen | Doppelhäkchen | Beendet den Fuhrauftrag |
6.3 Routenoptimierung
Die Routenoptimierung berechnet die optimale Reihenfolge Ihrer Lieferungen:
- Tippen Sie auf das Route-Symbol.
- Erlauben Sie den Standortzugriff (falls angefragt).
- Wählen Sie die Behandlung der Startadresse: Nicht einbeziehen (nur Lieferadressen optimieren), Als ersten Stopp (Startadresse zuerst, dann optimiert) oder In Optimierung einbeziehen (alle Adressen optimieren).
- Warten Sie, während die Route berechnet wird.
- Die Belege werden automatisch neu sortiert.
Belege, die nicht geocodiert werden konnten, werden mit einem Warnsymbol angezeigt. Die Optimierung erfordert eine Internetverbindung.
7. Dokumentenprüfung und Unterschrift
7.1 PDF-Viewer öffnen
- Wählen Sie einen Beleg mit Status "Zu liefern" aus.
- Tippen Sie auf Prüfen.
- Der Lieferschein wird als PDF angezeigt.
7.2 Bedienelemente
Obere Werkzeugleiste:
| Schaltfläche | Funktion |
|---|---|
| Bemerkungen | Öffnet den Dialog für Lieferbemerkungen |
| Unterschrift | Öffnet den Dialog für Empfänger und Unterschrift |
Untere Werkzeugleiste:
| Schaltfläche | Funktion |
|---|---|
| Original | Verwirft alle Änderungen und zeigt das Original |
| Verwerfen | Bricht ab, ohne zu speichern |
| Speichern | Speichert alle Änderungen und markiert als "Geprüft" |
7.3 PDF-Navigation
- Zoomen – Zwei-Finger-Geste zum Vergrößern/Verkleinern
- Scrollen – Wischen zum Navigieren durch mehrseitige Dokumente
- Zoom-Bereich – 50 % bis 400 %
7.4 Unterschrift erfassen
Der Unterschriften-Dialog hat zwei Registerkarten:
Registerkarte "Empfänger":
- Tippen Sie auf Unterschrift in der oberen Werkzeugleiste.
- Die Registerkarte "Empfänger" ist standardmäßig aktiv.
- Geben Sie den Namen der Person ein, die die Lieferung entgegennimmt. Dieses Feld ist Pflicht.
Registerkarte "Unterschrift":
- Tippen Sie auf die Registerkarte "Unterschrift".
- Der eingegebene Empfängername wird über dem Unterschriftenfeld angezeigt.
- Lassen Sie den Kunden mit dem Finger auf dem Bildschirm unterschreiben. Die Unterschrift ist Pflicht.
Bestätigen: Tippen Sie auf OK, um die Unterschrift zu übernehmen – sie wird an der konfigurierten Position auf dem PDF platziert. Tippen Sie auf Abbrechen, um den Dialog ohne Änderungen zu schließen.
Sowohl Empfängername als auch Unterschrift sind erforderlich. Fehlt eines von beiden, erscheint eine Fehlermeldung.
7.5 Bemerkungen hinzufügen
- Tippen Sie auf Bemerkungen in der oberen Werkzeugleiste.
- Geben Sie Ihre Bemerkungen in das Textfeld ein.
- Tippen Sie auf OK, um die Bemerkung zu speichern.
- Die Bemerkung wird an der konfigurierten Position auf dem PDF eingefügt.
Beispiele für Bemerkungen:
- "Ware in Garage abgestellt"
- "Teillieferung – Rest folgt"
- "Kunde war nicht anwesend, Nachbar hat angenommen"
7.6 Dokument speichern
- Nachdem Unterschrift und ggf. Bemerkungen erfasst wurden, tippen Sie auf Speichern.
- Das Dokument wird lokal gespeichert.
- Der Status wechselt zu "Geprüft" (gelb).
- Sie kehren zur Lieferliste zurück.
7.7 Änderungen verwerfen
- Original – verwirft alle Änderungen, behält das Dokument aber offen
- Verwerfen – schließt das Dokument und kehrt zur Liste zurück
Bei ungespeicherten Änderungen erscheint eine Sicherheitsabfrage.
8. Einstellungen
8.1 Einstellungen öffnen
Tippen Sie auf EINSTELLUNGEN auf dem Hauptbildschirm, oder navigieren Sie über das Menü zu den Einstellungen.
8.2 Übertragung
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Geprüfte Belege übertragen | Automatische Übertragung nach dem Speichern |
| Übertragung bestätigen | Nachfrage vor jeder Übertragung anzeigen |
8.3 Protokoll
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Erweiterte Protokollierung | Aktiviert detaillierte Debug-Logs |
8.4 Diagnosedaten
Wählen Sie, welche Daten für Diagnosezwecke übertragen werden sollen:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Protokolldateien | Anwendungsprotokolle und Fehlermeldungen |
| Datenbanken | Lokale Datenbankdateien |
| Konfigurationsdateien | Einstellungen (ohne sensible Daten) |
8.5 Schaltflächen
| Schaltfläche | Funktion |
|---|---|
| Diagnosedaten Übertragen | Sendet die ausgewählten Diagnosedaten an den Support |
| QR-Code einlesen | Öffnet den QR-Code-Scanner für neue Konfiguration |
| Speichern | Speichert die geänderten Einstellungen |
| Abbrechen | Verwirft Änderungen und kehrt zurück |
9. Dokumentenstatus-Workflow
9.1 Statusübersicht
Erfolgreicher Ablauf
Fehlgeschlagene Lieferung
Ein Beleg entsteht im ERP-System, wird an den Server exportiert und dort zum Herunterladen bereitgestellt. Sobald ein mobiles Gerät ihn lädt, durchläuft er auf dem Gerät die Prüfung/Unterschrift und wird anschließend zurück an den Server und ins ERP übertragen.
9.2 Statusbeschreibungen
| Status | Code | Farbe | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| Neu | 1 | – | Neuer Beleg im ERP, bereit zum Export |
| Verfügbar | 2 | – | Auf dem Server, bereit zum Herunterladen |
| Zu liefern | 5 | Blau | Auf dem Gerät, wartet auf Prüfung |
| Geliefert | 6 | Grün | Erfolgreich zugestellt und übertragen |
| Mit Bemerkungen | 7 | Grün | Zugestellt mit Notizen |
| Unzustellbar | 8 | Rot | Lieferung nicht möglich |
| Geprüft | 101 | Gelb | Unterschrieben, bereit zur Übertragung |
9.3 Erlaubte Statusübergänge
| Von Status | Zu Status | Aktion |
|---|---|---|
| Zu liefern | Geprüft | Prüfen und Speichern |
| Zu liefern | Unzustellbar | Als unzustellbar markieren |
| Zu liefern | Verfügbar | Freigeben (Entfernen) |
| Geprüft | Geliefert | Übertragen |
| Geprüft | Mit Bemerkungen | Übertragen (wenn Bemerkungen vorhanden) |
10. Fehlerbehebung
10.1 Verbindungsprobleme
| Problem | Mögliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| „Verbindungsfehler" | Keine Internetverbindung | WLAN oder mobile Daten aktivieren |
| „Server nicht erreichbar" | Server offline oder falsche URL | Verbindungstest durchführen, ggf. QR-Code neu scannen |
| „Timeout" | Langsame Verbindung | An Ort mit besserem Empfang wechseln |
10.2 Anmeldeprobleme
| Problem | Mögliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| „Ungültige PIN" | Falsche PIN eingegeben | Korrekte PIN beim Administrator erfragen |
| „Konfigurationsfehler" | Ungültiger QR-Code | Neuen QR-Code beim Administrator anfordern |
10.3 Dokumentenprobleme
| Problem | Mögliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| „PDF kann nicht geladen werden" | Datei beschädigt | Beleg entfernen und neu hinzufügen |
| „Unterschrift nicht sichtbar" | Position außerhalb des Sichtbereichs | Administrator bitten, Position zu prüfen |
| „Speichern fehlgeschlagen" | Nicht genug Speicherplatz | Speicher auf dem Gerät freigeben |
10.4 Übertragungsprobleme
| Problem | Mögliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| „Übertragung fehlgeschlagen" | Netzwerkfehler | Später erneut versuchen |
| „Beleg bereits übertragen" | Doppelte Übertragung | Liste aktualisieren |
10.5 Diagnosedaten senden
Bei anhaltenden Problemen:
- Gehen Sie zu EINSTELLUNGEN.
- Aktivieren Sie unter „Diagnosedaten" alle Optionen.
- Tippen Sie auf Diagnosedaten Übertragen.
- Informieren Sie Ihren Administrator über das Problem.
10.6 Fehlermeldungen (Deutsch)
| Meldung | Bedeutung | Maßnahme |
|---|---|---|
| „Bitte wählen Sie einen Beleg aus" | Kein Beleg in der Liste ausgewählt | Tippen Sie auf einen Beleg |
| „Prüfen ist nur möglich für Belege mit Status 'Zu liefern'" | Beleg hat falschen Status | Wählen Sie einen blauen Beleg |
| „Übertragen ist nur möglich für Belege mit Status 'Geprüft'" | Beleg muss erst geprüft werden | Erst „Prüfen", dann „Übertragen" |
| „Empfänger erforderlich" | Empfängername fehlt | Empfänger eingeben |
| „Unterschrift erforderlich" | Unterschrift fehlt | Unterschrift zeichnen |
| „Es gibt ungespeicherte Änderungen" | Änderungen nicht gespeichert | „Speichern" oder „Verwerfen" wählen |
11. Glossar
- Beleg
- Ein Lieferschein oder Lieferdokument.
- Fuhrauftrag
- Eine Sammlung von Belegen für eine Liefertour.
- ERP
- Enterprise Resource Planning – Warenwirtschaftssystem.
- Geocodierung
- Umwandlung einer Adresse in GPS-Koordinaten.
- Portable Document Format – Dokumentenformat.
- PIN
- Persönliche Identifikationsnummer.
- QR-Code
- Zweidimensionaler Strichcode zur Konfiguration.
- Routenoptimierung
- Berechnung der kürzesten/schnellsten Route.
12. Anhang: Kurzreferenz
12.1 Hauptbildschirm
| Taste | Funktion |
|---|---|
| NEUER FUHRAUFTRAG | Neue Liefertour starten |
| FUHRAUFTRAG BEARBEITEN | Bestehende Tour fortsetzen |
| VERBINDUNGSTEST | Server-Verbindung prüfen |
| EINSTELLUNGEN | App-Einstellungen öffnen |
| BEENDEN | App schließen |
12.2 Lieferansicht – Aktionen
| Symbol/Text | Funktion |
|---|---|
| Prüfen | Beleg zur Unterschrift öffnen |
| Übertragen | Geprüften Beleg senden |
| Unzustellbar | Lieferung als fehlgeschlagen markieren |
| Hinzufügen | Weitere Belege laden |
| Entfernen | Beleg aus Tour entfernen |
| Abschließen | Tour beenden |
12.3 Lieferansicht – Navigation
| Symbol | Funktion |
|---|---|
| Pfeil hoch | Beleg nach oben verschieben |
| Route | Routenoptimierung starten |
| Pfeil runter | Beleg nach unten verschieben |
| Navigation | Zielführung zu Adresse starten |
| Telefon | Kunden anrufen |
12.4 PDF-Viewer
| Taste | Funktion |
|---|---|
| Bemerkungen | Liefernotiz hinzufügen |
| Unterschrift | Empfänger und Unterschrift erfassen |
| Original | Änderungen verwerfen |
| Verwerfen | Abbrechen ohne Speichern |
| Speichern | Änderungen speichern |
12.5 Statusfarben
| Farbe | Status |
|---|---|
| Blau | Zu liefern |
| Gelb | Geprüft |
| Grün | Geliefert |
| Rot | Unzustellbar |
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