Dokuvita - Dokumenten-Management

Docuvita ist ein hochmodernes Dokumentenmanagement-System, das Unternehmen dabei hilft, ihre Dokumente effizient zu verwalten und zu archivieren. Mit Docuvita können Sie Dokumente aus verschiedenen Quellen zentralisieren und automatisch kategorisieren, was die Abläufe in Ihrem Unternehmen erheblich verbessert. Unsere Experten bei Klüsener + Gillessen & Cie GmbH implementieren Docuvita maßgeschneidert auf Ihre Anforderungen und sorgen für eine reibungslose Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur.

Docuvita bietet flexible Betriebsmodelle, um jeder Unternehmensanforderung gerecht zu werden. Klüsener + Gillessen & Cie GmbH ist Ihr Docuvita-Partner, der dafür sorgt, dass Docuvita optimal in Ihre IT-Infrastruktur integriert wird. Sie können Docuvita klassisch im unternehmensinternen In-House-Netzwerk (On-Premise) mit direkter Anbindung an Drittsysteme wie ERP und CRM betreiben. Alternativ steht Docuvita als Software-as-a-Service in der Public Cloud zur Verfügung. Wenn Sie eine persönlichere Lösung bevorzugen, kann Klüsener + Gillessen & Cie GmbH Ihr System in einer Private Cloud betreiben oder es in Zusammenarbeit mit einem Rechenzentrumsbetreiber individuell hosten. Auch in der Cloud ist die Anbindung an andere Systeme (WebServices, REST-APIs) problemlos möglich. Der Cloud-Betrieb von Docuvita erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren.

Kontaktieren Sie uns bei Interesse oder lassen Sie sich unverbindlich von Klüsener + Gillessen & Cie GmbH beraten.

• Effizienz: Zeitersparnis durch zentrale Verwaltung und schnelle Dokumentenabfrage.
• Sicherheit: Hochsichere Archivierung und Compliance mit gesetzlichen Vorgaben.
• Flexibilität: Anpassung an individuelle Geschäftsprozesse und Integration in ERP- und CRM-Systeme.
• Skalierbarkeit: Modulares Design ermöglicht eine flexible Erweiterung und Anpassung.
• Webzugriff: Zugriff auf Dokumente von jedem Ort und jedem Gerät aus.
• Automatisierung: Automatische Archivierung und Verschlagwortung von Dokumenten.
• OCR-Funktionen: Erkennung und Digitalisierung von handschriftlichen und gedruckten Dokumenten.
• Workflow-Management: Unterstützung von Workflows zur Optimierung von Arbeitsprozessen.

Damit Ihr Docuvita-System stets auf dem neuesten Stand bleibt und reibungslos funktioniert, bieten wir umfassende Update- und Wartungsdienste an. Unser Team bei Klüsener + Gillessen & Cie GmbH sorgt dafür, dass Sie kontinuierlich von den neuesten Funktionen und Sicherheitsupdates profitieren.

• Regelmäßige Updates: Automatische Installation der neuesten Software-Updates und Patches.
• Proaktive Wartung: Überwachung und Optimierung Ihrer Docuvita-Installation, um maximale Leistung und Sicherheit zu gewährleisten.
• Support und Troubleshooting: Schnelle und effiziente Problemlösung durch unser erfahrenes Support-Team.
• Schulung: Fortlaufende Schulung Ihrer Mitarbeiter, damit sie die neuen Funktionen und Verbesserungen optimal nutzen können.

• Dokumentenarchivierung: Zentrale Archivierung von Dokumenten aus verschiedenen Quellen, wie E-Mails, Scanner und Dateisystemen.
• Volltextsuche: Leistungsstarke Suchfunktionen, die es ermöglichen, Dokumente anhand von Schlüsselwörtern, Metadaten und Inhalten zu finden.
• Versionsverwaltung: Verwaltung verschiedener Versionen eines Dokuments, um Änderungen nachzuverfolgen und ältere Versionen wiederherzustellen.
• OCR (Optical Character Recognition): Erkennung und Digitalisierung von gedruckten oder handschriftlichen Texten, um sie durchsuchbar zu machen.
• Workflow-Management: Automatisierung und Verwaltung von Geschäftsprozessen und Workflows, um die Effizienz zu steigern und Fehler zu reduzieren.
• Rechte- und Rollenkonzept: Verwaltung von Benutzerrechten und -rollen, um den Zugriff auf sensible Informationen zu steuern.
• Integration in ERP- und CRM-Systeme: Nahtlose Integration in bestehende ERP- und CRM-Systeme, um den Datenaustausch zu erleichtern und Prozesse zu optimieren.
• Audit-Trail: Protokollierung aller Aktivitäten und Änderungen an Dokumenten zur Einhaltung von Compliance- und Sicherheitsanforderungen.
• Webzugriff und Mobile Apps: Zugriff auf das Dokumentenmanagement-System von jedem Ort und jedem Gerät aus, einschließlich mobiler Anwendungen.
• E-Mail-Archivierung: Automatische Archivierung von E-Mails und Anhängen, um die Kommunikation zu dokumentieren und zu sichern.
• Dokumentenklassifizierung: Organisation und Kategorisierung von Dokumenten nach vordefinierten Kriterien, wie Dokumententyp, Datum, Autor usw.
• Sichere Speicherung: Verschlüsselte Speicherung von Dokumenten, um sie vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust zu schützen.
• Zugriffskontrolle: Verwaltung von Benutzerberechtigungen und Sicherstellung, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können.
• Backup und Wiederherstellung: Regelmäßige Sicherung und Wiederherstellung von Dokumenten, um Datenverlust zu verhindern.
• Dokumentenverfolgung: Überwachung und Nachverfolgung von Dokumentenbewegungen und -änderungen.

Docuvita bietet vielfältige Einsatzmöglichkeiten, die sich perfekt an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen lassen. Hier sind einige Beispiele:

• Rechnungsfreigabe: Automatisches Archivieren und Freigeben von Rechnungen, um den Prozess zu beschleunigen und Fehler zu reduzieren.
• Vertragsmanagement: Verwaltung und Nachverfolgung von Verträgen, um sicherzustellen, dass alle Bedingungen eingehalten werden.
• Qualitätsmanagement: Dokumentation und Überwachung von Qualitätsprozessen, um kontinuierliche Verbesserungen zu fördern.
• Projektmanagement: Zentrale Speicherung und Verwaltung von Projektunterlagen, um die Zusammenarbeit und Transparenz zu erhöhen.

• Dokumentenarchiv: Zentraler Speicherort für alle Dokumente, der eine strukturierte und sichere Ablage ermöglicht.
• Scanmodul: Ermöglicht das Scannen und direkte Archivieren von Papierdokumenten in das System.
• Importmodul: Automatischer Import von digitalen Dokumenten aus verschiedenen Quellen, wie E-Mail, Dateisystem oder ERP-System.
• Volltextsuche: Leistungsfähige Suchfunktion, die das schnelle Auffinden von Dokumenten durch Eingabe von Schlüsselwörtern ermöglicht.
• Workflow-Engine: Automatisierung und Verwaltung von Geschäftsprozessen, um die Effizienz zu steigern und Fehler zu reduzieren.
• Rechte- und Rollenmanagement: Verwaltung von Benutzerrechten und -rollen zur Sicherstellung des Schutzes sensibler