Dokumentenmanagement - Was ist das?

Um im härter werdenden Wettbewerb bestehen zu können, wird die effiziente Verwaltung von Informationen immer wichtiger. Ein Dokumentenmanagement-System kann hierzu einen wertvollen Beitrag leisten.
Studien haben ergeben, dass Mitarbeiter teilweise bis zu 60% ihrer täglichen Arbeitszeit mit der Verwaltung und Handhabung von Papierdokumenten verbringen.
Mit der elektronischen Akte können Sie diesem Umstand nun Abhilfe schaffen. Im Handumdrehen finden Sie Dokumente, weisen Aufgaben zu und richten Wiedervorlagen auf ganze Akten ein.
Die Vorteile im Überblick:
Beschleunigte Dokumentsuchen
Optimierung von Arbeitsabläufen
Verbesserte Nachvollziehbarkeit
Senkung der Verwaltungskosten
Reduktion von Papierarchiven
Zugriffsschutz und Sicherheit
Zentrale Datensicherung
Das heißt für Sie:
Akten, Karteikästen und Papierberge verschwinden.
Wissen wird im Zusammenhang gespeichert und einer berechtigten Personengruppe zugänglich gemacht (z.B. Akte mit Formularen, Belegen, Schriftverkehr, E-Mails).
Daten befinden sich im Zugriff von “allen“ und nicht nur im Postfach eines einzelnen Mitarbeiters.
Das Hinzufügen von Suchkriterien und Schlagworten schaffen bessere Möglichkeiten einmal archiviertes schnell und einfach wiederzufinden.
Sie und Ihre Mitarbeiter brauchen deutlich weniger Zeit zum Finden, Sortieren, Verteilen, Terminieren, Zuordnen und Ablegen der Dokumente.